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Préparer une bonne demande

Conseils, trucs et astuces

Certaines parties de texte publiées sur cette page proviennent d’articles initialement parus dans les éditions suivantes du Mille-feuille : volume 13 numéro 3 et volume 26 numéro 2.

Rappelons que les demandes de perfectionnement, tel que stipulé dans la Politique de perfectionnement, peuvent être faites dans l’une des quatre catégories suivantes :

perfectionnement pour études universitaires ou formations de courte durée;
développement pédagogique;
rayonnement;
ressourcement.

La politique de perfectionnement permet aux chargées et chargés de cours d’actualiser leurs connaissances, de compléter des études universitaires dans leur discipline (scolarité, rédaction de mémoire ou de thèse), de rayonner (par des publications ou encore des œuvres littéraires) et de participer à des activités de recherche ou liées à certains processus de production ou de diffusion des connaissances (participation à l’organisation d’un colloque par exemple).

Faire une demande de perfectionnement ne garantit pas son acceptation et il n’y a pas de demande parfaite qui puisse le faire. Cependant, une demande convaincante, bien rédigée et pertinente en regard de vos activités d’enseignement à l’UQTR (cours pour lesquels vous êtes qualifiés) contribue à augmenter vos chances de succès. Et n’oubliez pas que vous ne présenterez pas votre demande en personne au comité. Vous ne serez donc pas là pour la défendre; il importe que vos écrits vous représentent bien et efficacement.

Notez que vous devez satisfaire à la clause 8.06 de la Convention collective, clause qui stipule que le chargé de cours doit avoir accumulé 6 points de priorité pour pouvoir présenter une demande de perfectionnement.

Vous déposez une demande de perfectionnement? La base…

Le comité qui évalue et attribue les demandes de perfectionnement est un comité paritaire composé de deux représentants patronaux et de deux représentants syndicaux. La façon de lire, de comprendre et d’évaluer les demandes peut parfois être différente selon que la personne représente la partie patronale ou le Syndicat des chargés de cours. Il demeure toutefois que peu importe qui en fait l’évaluation, la qualité des demandes, tant sur le fond que sur la forme, importe grandement. Et n’oubliez jamais que seules les informations transmises par écrit, dans le cadre officiel du processus de demande d’un perfectionnement, sont considérées par le Comité.

Prenez connaissance des critères d’attribution généraux et des critères spécifiques à chacune des catégories de demande de perfectionnement (section 3 de la Politique de perfectionnement). Assurez-vous de bien les comprendre et de les avoir en tête au moment de la rédaction de votre demande. C’est principalement sur la base de ces critères que votre demande sera évaluée. À titre d’exemple, un de ces critères est la faisabilité du projet que vous proposez. Pour une demande dans la catégorie «rayonnement», cela implique que votre projet doit représenter une charge de travail équivalant à une charge de cours (180 heures). Il ne doit cependant pas représenter une charge de travail ou un degré de complexité irréaliste, comme la rédaction complète d’un ouvrage inédit de 500 pages, incluant le travail de recherche. Rappelez-vous que 180 heures, ce n’est que 4,8 semaines de 37,5 heures de travail chacune.

Pour le Syndicat, toutes les demandes présentées doivent être défendues, mais il est beaucoup plus simple de le faire lorsque les dossiers sont complets, bien structurés et rédigés avec soin. Les dossiers mal organisés, incomplets ou négligemment rédigés posent souvent des difficultés qui diminuent les chances du candidat d’obtenir le perfectionnement demandé.

Une demande complète

Assurez-vous de compléter le formulaire correspondant à la bonne catégorie pour votre demande, et vérifiez bien que vous êtes admissible selon les critères spécifiques de la catégorie pour laquelle vous faite la demande.
Une demande complète est une demande pour laquelle toutes les parties sont complétées adéquatement. Toutes les catégories de demandes comportent trois grandes parties: identification de la personne qui fait la demande, type de perfectionnement demandé et suivi de la demande par le comité. Vous devez compléter les deux premières parties et vous assurer que vous avez inscrit correctement tous les renseignements demandés. Mais essentiellement, tout se joue dans la deuxième partie!
Les informations manquantes, même si elles sont pertinentes pour la demande, sont inexistantes pour le Comité. Seul ce qui est écrit dans la demande est évalué et pris en considération pour l’octroi ou non du perfectionnement. Même si un des représentants du Syndicat possède une information pertinente, si elle ne figure pas dans la demande, elle ne sera pas admise en tant que justificatif pour son acceptation.

Exemple – Demande de perfectionnement pour une formation d’une journée afin d’approfondir certaines fonctionnalités complexes d’un logiciel d’analyse de données qualitatives (perfectionnement de courte durée).

Dans la demande, vous omettez de spécifier le ou les cours que vous enseignez qui sont en lien avec l’apprentissage des fonctionnalités du logiciel, et en quoi cet apprentissage va bénéficier aux étudiants qui suivent ces cours. Même si un membre du comité mentionne qu’il ou elle a les réponses à ces questions, le fait de ne pas en avoir fait mention dans la demande ne confère, malheureusement, aucun statut officiel à ces informations. Elles ne peuvent vous aider à obtenir le perfectionnement demandé. Au contraire, le fait que des informations pertinentes manquent pourra vous nuire, les demandes plus complètes ayant de meilleures chances d’être évaluées plus favorablement que la vôtre.

Une demande bien structurée

Une demande bien structurée est une demande pour laquelle les informations appartenant aux mêmes catégories sont regroupées, exposées clairement et présentées dans un ordre logique, et non éparpillées un peu partout dans différentes parties du texte.
Une demande bien structurée est aussi une demande pour laquelle il n’y a pas d’informations superflues et non pertinentes. Il est approprié de ne pas distraire les membres du Comité par des ajouts d’informations superflues et de ne pas les amener à penser que certains propos n’ont pas de liens avec la demande.
Une demande bien structurée implique que les documents complémentaires que vous soumettez sont eux aussi bien organisés. Ainsi, toutes les catégories de demandes de perfectionnement nécessitent de joindre un curriculum vitae (idéalement la version la plus récente). Assurez-vous que les informations que vous y présentez sont faciles à interpréter (par exemple, pas de confusion entre les publications dans des périodiques avec comité de lecture et les autres types de publications sans comité de lecture), que les informations de même nature sont regroupées (les publications dans une section, les présentations lors de conférences dans une autre, etc.) et que toutes les contributions qui ont un lien direct avec votre demande sont aisément repérables. Dans ce dernier cas, il sera certainement profitable de les mentionner clairement dans votre demande et de spécifier à quelle page elles de situent dans votre curriculum vitae.

Une demande bien rédigée

La clarté des propos est essentielle. Des phrases courtes et faciles à comprendre pour des non spécialistes sont de mise.
Il est aussi important d’avoir une bonne structure dans la présentation de ses idées. Vous avez tout avantage à ce que les personnes qui vont lire votre demande comprennent votre démarche, son évolution, les raisons qui motivent la ou les approches que vous préconisez et les résultats attendus. N’hésitez donc pas à mettre des titres de section qui identifient clairement le contenu général des quelques paragraphes qui suivent.
Évitez les fautes d’orthographe. Quelques coquilles peuvent se retrouver dans la version finale et habituellement, personne ne vous en tiendra rigueur. Mais si, à la lecture de votre demande, l’impression qui subsiste est que vous n’avez pas révisé votre texte et que le travail semble bâclé, vous n’aurez pas de deuxième chance de faire bonne impression!
Aussi, n’hésitez pas à faire relire votre demande par une autre personne, ce qui aidera à déceler les idées qui pourraient manquer de clarté et à possiblement identifier d’autres modifications pouvant améliorer la qualité du texte.

Dans tous les cas, les points suivants sont extrêmement importants…

Identifiez et démontrez clairement les liens entre votre demande et les cours pour lesquels vous êtes qualifiés à l’UQTR. Soyez explicite et précis car bien que vous puissiez croire que le ou les liens entre votre demande et les cours pour lesquels vous êtes qualifiés à l’UQTR sont évidents, en réalité ils ne le sont jamais. Il vous appartient de les faire ressortir. Les membres du comité ne sont pas des spécialistes de tous les champs disciplinaires: il faut donc leur présenter clairement ces liens et le faire de façon convaincante.
Il est important d’expliquer en quoi l’activité de perfectionnement pourrait contribuer à l’avancement de vos connaissances en lien avec votre enseignement, que ce soit pour le cours au complet ou pour une partie de celui-ci.
Fournissez tous les renseignements demandés à la partie 4 de la Politique de perfectionnement (selon la catégorie de demande). Soyez rigoureux, précis et pertinent.
Si vous avez à soumettre un budget (formation de courte durée et développement pédagogique), indiquez les montants de façon détaillée et précise.
Soumettez un échéancier clair et bien segmenté (étapes importantes) pour la réalisation de votre projet.
N’oubliez pas de joindre à votre demande la version la plus récente de votre curriculum vitae.
Joignez aussi à votre demande tous les documents complémentaires que vous jugez utiles et pertinents (exemple de publication, dépliant, invitation d’une autre institution, etc.).
Incluez des lettres d’appui ou de recommandation pertinentes en regard de votre demande (directeur de département, directeur de thèse ou mémoire, collègue avec qui vous collaborez, etc.).

Plus spécifiquement…

Catégorie « perfectionnement – études universitaires»

Permet d’obtenir deux charges de cours par session, jusqu’à concurrence de six charges sur une période de trois ans.
Peu de chargés de cours font des demandes dans le volet «études universitaires». Chaque année, le comité doit transférer des fonds non utilisés de ce volet vers les autres catégories de perfectionnement. Si vous êtes admissibles, saisissez donc cette opportunité!
Toujours concernant le volet «études universitaires», vous pouvez faire une demande même si votre admission dans un programme d’étude n’est pas encore officielle. Dans ce cas, le perfectionnement pourra être accordé conditionnellement.

Catégorie «perfectionnement – formation de courte durée»

Le volet «formation de courte durée» permet au chargé de cours de participer à une activité de formation créditée ou non (maximum d’une session) dans un secteur disciplinaire pertinent en regard des cours enseignés à l’UQTR, et d’obtenir un remboursement total ou partiel de ses dépenses selon les modalités de la politique de frais de séjour de l’UQTR.
Pour ce volet, le comité privilégie les demandes où le chargé de cours fait une présentation dans le cadre d’un colloque ou d’un congrès. Une lettre officielle d’acceptation de la présentation jointe au dossier est requise. Faute d’une telle lettre, la correspondance entre le chargé de cours et le comité organisateur du colloque ou du congrès pourra être acceptée.
Toujours pour les formations de courte durée, le comité n’accepte pas les demandes rétroactives. Les activités doivent être prévues entre les dates de dépôt (voir la Politique de perfectionnement pour prendre connaissance de ces dates). De plus, le comité n’évalue pas les demandes déposées plusieurs mois avant l’activité. Prenez soin de vérifier les dates du congrès ou du colloque pour lequel vous faites une demande et de planifier en conséquence le moment de votre demande.

Catégorie «développement pédagogique»

La catégorie «développement pédagogique» permet au chargé de cours d’obtenir un dégagement équivalant à une charge de cours, et jusqu’à 800 $ pour l’achat de matériel.
Le remboursement des dépenses pour le matériel ne couvre pas les frais de déplacement, les repas ou tout autres frais de représentation, l’achat de logiciel ou le matériel informatique.
Expliquez clairement en quoi votre demande concerne une ou des réalisations qui vont au-delà de la préparation et de la prestation normale des activités d’enseignement pour lesquelles vous êtes qualifié à l’UQTR.
Prenez soin de bien faire ressortir les aspects novateurs et originaux du projet pour lequel vous faites une demande.
N’utilisez pas des expressions comme «mise à jour des notes de cours», «mise à jour des évaluations» ou «mise à jour du matériel pédagogique». Les représentants patronaux faisant partie du comité considèrent habituellement que la rémunération normale des chargés de cours inclut déjà le travail de mise à jour du matériel pédagogique.
Ne négligez pas la partie qui concerne les activités à réaliser. Qu’allez-vous développer exactement et dans quel but? Faites le lien entre les documents à produire et les parties de cours où ils seront utilisés, et exposez bien les bénéfices qu’en retireront les étudiants. Proposez aussi un calendrier des activités qui est réaliste, en équilibrant adéquatement les différentes parties de votre projet: recherches, lectures, rédaction, mise en page, etc. Une charge de cours représente environ 180 heures de travail. Prenez soin de justifier une charge de travail adéquate et si votre projet excède cette limite, justifiez également pourquoi.

Catégorie «rayonnement»

Concernant la catégorie «rayonnement», elle permet au chargé de cours d’obtenir un dégagement équivalant à une charge de cours (et jusqu’à 800 $ pour l’achat de matériel) pour la rédaction d’un ouvrage scientifique ou pédagogique, pour la production d’un article scientifique, pour la création d’une œuvre d’art ou pour l’écriture d’une œuvre littéraire.
Le remboursement des dépenses pour le matériel ne couvre pas les frais de déplacement, les repas ou tout autre frais de représentation, l’achat de logiciel ou le matériel informatique.
Le fait que la contribution du chargé de cours soit déjà acceptée pour une publication ou pour une exposition est un avantage important. Si tel est le cas, une lettre d’acceptation ou d’intention d’un éditeur, d’un comité de lecture ou d’une personne responsable d’un lieu d’exposition doit accompagner la demande.

Catégorie «ressourcement»

La catégorie «ressourcement» permet au chargé de cours d’obtenir un maximum de trois dégagements équivalant à une charge de cours chacun, et jusqu’à 800 $ pour l’achat de matériel.
Le remboursement des dépenses pour le matériel ne couvre pas les frais de déplacement, les repas ou tout autre frais de représentation, l’achat de logiciel ou le matériel informatique.
Pour cette catégorie, les projets admissibles sont la participation à une équipe de recherche (projet de recherche subventionné), l’organisation d’un colloque, l’édition d’actes de colloque, ou la création d’un nouveau programme. Les stages dans un centre d’études ou de recherche, dans une entreprise, dans un organisme public ou communautaire, ou encore un stage d’enseignement à l’étranger dans le cadre d’une collaboration internationale sont aussi admissibles.
Notez que pour cette catégorie, certaines conditions particulières s’appliquent pour ce qui est du pointage accumulé requis et pour le nombre moyen de cours donné dans les 5 à 8 dernières années selon le nombre total de charges assumées par les chargés de cours du département d’appartenance de la personne faisant la demande de perfectionnement.

Syndicat des chargés de cours de l'UQTR

Section locale 2661